El día 3 de julio de 2006 se inauguraba el nuevo edificio del Archivo de la Diputación de Palencia (ADPP) en el Castillo de los Sarmiento en Fuentes de Valdepero. El Castillo se había adquirido en 1995, acometiéndose importantes obras tanto de rehabilitación de la torre y entorno, como de un edificio de nueva planta inserto en el patio de armas con destino a Archivo, según el proyecto del arquitecto Juan Luis Gutiérrez Ruiz. La finalización de las obras de consolidación y rehabilitación del Castillo se alargarían hasta el 2011, año que se abrió al público.

El Archivo de la Diputación anteriormente estaba instalado en el mismo palacio provincial en diferentes depósitos-almacenes de los sótanos y adolecía de serias carencias: difícil accesibilidad, instalaciones obsoletas, seguridad deficiente, capacidad saturada, etc., generando serias dificultades para su servicio y haciendo peligrar su conservación y custodia.

Realizadas las últimas instalaciones y dotaciones de mobiliario y estanterías, se procedió a organizar el traslado de la documentación con una empresa especializada, mediante una serie de trabajos preparatorios que garantizasen tanto el tratamiento físico de la documentación como el orden original.

Este nuevo edificio dentro del Castillo venía a dar solución a todas estas deficiencias: con una superficie de 1.224 m2 repartidos en 3 plantas, con oficinas y despachos, espacios de tratamiento, sala de exposiciones…, además de cuatro depósitos para la documentación con una superficie de 536 m2 y una capacidad potencial de algo más de 6 km. de estanterías, que en 2006 contaba con una dotación inmediata para 2.500 metros lineales, incrementada en 2011 con 1.000 metros más al dotarse de nuevas estanterías móviles “compactus”, con las que en la actualidad hay una disponibilidad para 3.500 metros lineales de documentación.

El volumen de ocupación real ha pasado de los 1800 m/l de 2006 a superar los 2.400 m/l actuales. Estos depósitos cuentan con todas las dotaciones adecuadas: climatización de humedad y temperatura, sistema anti-incendios, accesibilidad y transporte, seguridad, etc.

Según su Reglamento aprobado en 2006, el Archivo de la Diputación Provincial de Palencia es un servicio público, cuya finalidad es conservar, describir y difundir el patrimonio documental de la institución, garantizando la correcta y eficaz gestión administrativa, así como su accesibilidad tanto a la propia Diputación como a los ciudadanos, promoviendo la investigación y la cultura.

Estas nuevas instalaciones han facilitado que el Archivo cumpla estos objetivos de forma más efectiva:

• Servicio externo para investigadores y usuarios: Consulta de documentación y reprografía, tanto presencial, como por correo electrónico y acceso web.
• Servicio interno para la propia Diputación: Consulta y préstamo de documentación para la propia Diputación.
• Incorporación de documentación propia de la Diputación generada en los últimos años que se había paralizado por falta de espacio.
• Depósito temporal o definitivo de documentación de Archivos Municipales de la provincia para su organización, tratamiento y descripción.
• Informatización de descripciones e Inventarios del Archivo de la Diputación en un nuevo programa de Gestión electrónica de documentación.
• Informatización de descripciones e Inventarios de Archivos Municipales de la Provincia, y actualizaciones de antiguos Inventarios.
• Desarrollo de programas de digitalización de documentos, tanto del Archivo de la Diputación como de Archivos Municipales.
• Disposición en web de documentación digitalizada: Libros de Cargos de Ayuntamientos. Colección Histórica del Boletín Oficial de la Provincia, Exposición Virtual sobre la Historia de la Diputación y el Archivo.
• Edición y difusión web de la Guía de servicios del Archivo y su reglamento.
• Elaboración de base de datos documental de biografías de palentinos.
• Potenciación de la Biblioteca “Tello Téllez de Meneses” como Biblioteca auxiliar del Archivo y su catálogo web.

PASADO, PRESENTE Y FUTURO. El Archivo conserva fundamentalmente la documentación generada por la propia Diputación a lo largo de su historia, concretamente en septiembre de 1813 se constituyó la primera Diputación Provincial de Palencia, aunque sus fondos más antiguos arrancan del siglo XVII, pues también alberga otros fondos procedentes de antiguas instituciones benéficas heredadas, documentación histórica de algún Archivo Municipal, Legados y donaciones diversas, etc.

Si en el pasado en Archivo estaba focalizado en la conservación y custodia de la documentación, en la actualidad, a esa organización y descripción documental se ha unido la difusión y divulgación, facilitando su accesibilidad.

EL ARCHIVO EN CIFRAS (2006- 2016):

SERVICIOS

• Consultas externas presenciales investigadores y usuarios: 1.200 Documentos
• Consultas internas para la propia Diputación: 2.700 documentos
• Documentación especial, personal y/o familiar: 120 Informes

VOLUMEN

• Volumen documentación incremento 2006- 2016: 600 m. lineales
• Volumen total: 2.400 m. lineales

(20.500 Unidades de instalación en soporte papel –cajas, legajos, libros-, más otros soportes como diapositivas, fotografías, cassettes audio, CDs, DVDs, microformas, formatos electrónicos, etc.)

DESCRIPCIONES, NORMALIZACIÓN E INVENTARIOS

• Inventario Archivo de la Diputación: 117.270 registros informatizados
• Inventarios de Archivos Municipales: 79.000 registros informatizados

DIGITALIZACIÓN

• Documentos digitalizados de Archivos Municipales: 84.448 imágenes
• Documentos digitalizados Archivo de la Diputación: 306.511 imágenes
• Documentos digitalizados TOTAL: 390.959 imágenes

DOCUMENTACIÓN Y BIBLIOGRAFÍA

• Base de datos de biografías de palentinos: 20.000 registros
• Biblioteca “Tello Téllez de Meneses”: 24.000 monografías
• Catálogo web de la Biblioteca: 23.500 registros
• Catálogo web bibliografía palentina: 13.000 registros

Para la propia administración supone una herramienta imprescindible para la gestión eficaz y racional con la pronta localización del documento pertinente que avala e informa de los antecedentes que precisa cualquier actuación, ahorrando tiempo y recursos.

Para el investigador y el ciudadano en general, desde el Archivo se ha dado servicio a toda clase de peticiones de documentación e información, muchas veces complementada con los recursos bibliográficos de nuestra Biblioteca, sobre múltiples consultas y temas de enorme interés: Desde la historia local relacionada con un pueblo o comarca, a estudios especializados dentro del ámbito de la provincia relacionados con arte y arqueología, folklore, tradiciones y costumbres, fiestas, arquitectura popular, artesanía, biografías de palentinos, naturaleza y geografía, condiciones sociales y economía…, en definitiva cualquier ámbito relacionado con el mejor conocimiento de nuestra provincia y sus habitantes que avalan el conocimiento de su pasado y la apuesta por su futuro.

Si en estos últimos años el archivo se ha centrado en la accesibilidad, la normalización e informatización, la digitalización y difusión, el futuro vendrá marcado por la incorporación de las nuevas tecnologías, con la incorporación del Expediente electrónico, su custodia e integridad, y la potenciación del servicio al ciudadano en el marco de la legislación sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, con las limitaciones propias de protección de datos de carácter personal.

Fuente: www.dip-palencia.es